Как организовать работу так, чтобы успевать вдвое больше

25 апреля 2019, четверг

Время почти всегда уходит незаметно. Наверняка вы замечали, как сели что-то делать, а потом раз, пол дня пролетело, а впереди еще куча задач. Чтобы выполнять рабочие дела в комфортном темпе и все успевать без напряжения и стресса, рассказываем, как правильно организовать работу.

Подумали — запишите

Казалось бы, проще некуда, но мы часто надеемся на свою память. В результате имеем просроченные дедлайны и недовольных клиентов или коллег. Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас. Фиксируйте мелкие задачи и то, что на первый взгляд кажется совсем не важным, после скажете себе спасибо. Когда выполняете конкретную задачу, пробуйте концентрироваться именно на ней, забудьте о других, начинать тренировку можно с 15 минут.

Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Всё, что повторяется, автоматизируйте

У всех есть задачи, которые необходимо выполнять изо дня в день. Например, вы каждый день проверяете почту. Ее так много, что на это уходит целая вечность. Установите программу, чтобы сократить время, которое вы тратите на разбор почты. Оптимизируйте, один раз потратьте время, чтобы сэкономить его в будущем.

SaneBox — расширение для Gmail или другого клиента. Автоматически сортирует почту: оставляет важные письма в главном ящике, а другие отправляет в специальную папку и присылает вам ссылку с краткой информацией о них.

InboxZero — программа, которая показывает только важные письма. С ее помощью можно сообщать коллегам время, когда вы недоступны.

Если у вас есть необходимость ставить задачи другим сотрудникам, а также распределять свои по степени важности, это также можно автоматизировать.

Comindware — автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Не все и не всегда задачи можно поставить на поток, для тех моментов, что остались, используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы. Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban ToolKanbaneryKanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки.

Расставляйте приоритеты

Когда задач накапливается большое количество, времени становится еще меньше. Не стоит пробовать успеть сделать все и сразу. Выполните одну задачу, потом другую, и так по порядку. Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Запомните одно условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Учитесь делиться задачами

Если есть возможность делегировать — делайте это. Порой бывает сложно отдать на выполнение задачи, но этому нужно учиться, чтобы вы успевали заняться делами, которые действительно очень важны и зависят только от вас.

Учитывайте риски

В каждом проекте должно быть место для неожиданных рисков. Оставляйте в графике на каждый день один-два часа для форс-мажора. Хорошо, если он не случится, вы всегда найдете, чем заняться, а если что-то пойдет не так, у вас будет запас времени, чтобы спасти ситуацию.

С опытом, времени больше не становится, но появляется навык грамотно его использовать и успевать вдвое больше. Помните о планировании и рисках, не забывайте делиться задачами и освобождать голову от всех рабочих моментов вне рабочее время.